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转载 | 雷永胜:在公益慈善行业,这件事既前卫又滞后

DATA:2022-03-15  浏览次数:18

这样的会,我好像是第一次听说,也是第一次参加。这样的会到底是很前卫还是很滞后呢?如果说是前卫,按照改革开放40多年计算,这个行业(编者注:公益慈善行业,后同)发展得这么好,没人提起档案的事,很滞后了。你要说是滞后,但在行业里看还是挺前沿的。我在行业里工作20多年了,第一次听说开档案方面的专题会,也是第一次参加。 


我从小到大对档案都很热衷。小时候戴过的红领巾、戴过的校徽,我都保存着,这些都属于实物档案。档案工作无论从个人、家族,再到机构、国家,都存在重视或不重视的问题。档案工作,实际上是一个严谨的学科,是一个行业。


我们今天不讨论什么是档案、怎么去做档案。从实战且实用的角度看,档案就是两件事:它是历史记录,也是工具。


老一辈人总说,“历史会告诉你的”、“历史会证明一切的”……这个历史是什么?它就是“档案”。有了档案就有历史了,没有档案就没有历史,空口说的叫野史。


为什么档案又是工具呢?档案除了交流研究的功能,也是对工作的一种监督考核。比如,一个慈善项目做得好不好?什么时候开始?什么时候结束?效益怎么样?等等这一切问题,需要有一个从始至终的记录,考核时就很清楚。当下去看,档案作为工具是对工作的监督。再往后十年、二十年、上百年,它就是历史。


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老牛基金会档案保管库内(图/老牛基金会)


老牛基金会为什么这么重视档案工作,而且走得比较前沿?因为我和牛根生先生都十分重视。


过去我在政府机关工作了十一年,每年都要整理档案,并按照规定时间移交到档案室。在政府机关工作过的人都很了解档案的重要性。但是没在政府体系里工作过的人,谁重视档案?相对较少。


我入职蒙牛以后,负责行政工作。那时候蒙牛还没有自己的办公楼,就租了一个小地方办公,没有档案室。我当时就想看看,这个企业说要做百年蒙牛,他们有没有保留历史?结果发现,每一个部门都有档案柜,都有兼职档案员每年花大量时间整理、管理档案。这对我触动很大。


后来蒙牛准备盖办公楼,在总裁办公会讨论设计方案的时候,我发现整个图纸上都没有档案室。我就提出,咱们好不容易盖一次办公大楼,怎么档案室都没有?这说明什么?说明不管是大楼设计人员也好,负责办公楼建筑的项目人员也好,他们是没有这个概念的。谁有概念?牛先生有概念,具体分管的我有概念。所以,管理者的理念和认识是最重要的。当管理者理念和认识没有到位,再有钱,再有地方,也做不起来档案工作。不过,档案工作一旦一段时间没有做,再去抢救去修补,能不能抢救回来就是另外一回事了。另外,我们还聘请了从政府机关退休下来的档案老师,来提升我们的档案意识和工作水平。所以,档案工作重要性的提升,首先是管理者理念的提升。


我也曾应洛克菲勒基金会邀请参观洛克菲勒档案中心。但第一次去参观的时间太短,不解渴。之后我又与牛先生去参观了一次。第二次看完,除了震撼,就是思考,我们能从中发现什么?我们觉得老牛基金会做档案管理工作,确实是太正确了,一定要把它做好,做下去。我们也曾专门请徐永光老师去指导。永光老师给了我们很大的鼓励和支持,让我们更加坚信要把这个事做下去。目前我们大概有10万多页纸质档案,2TB以上的电子档案,还有很多录音、照片、录像等声像档案以及一些实物档案。同时,也获得过一些档案管理方面的荣誉奖项。


其次,软硬件的条件也很重要。如果没有一定的资金和场地,意识再强也不好做。所以,主观上管理层要有理念意识,客观上还要具备一些软硬件。我看到,长青图书馆正在募集资金,整合资源。这很好,下一步老牛基金会也可以适当参与这方面的工作。


第三,我们这样一个行业,做这个事确实有困难,主要表现在资金上。一个小机构,不需要一下子、一年就建成一个档案室。可以每年拿出一点钱来做档案工作,逐渐就能成规模。场地问题也是,一下子有一个很大的场地也不现实。可以考虑我们在现有的场地上怎么实施?比如说最早我们基金会的档案室,同时也是一个小会议室,两种用途都可以。另外,如果没有专业档案工作人员,可以聘请一些退休人员作为志愿者支持档案工作。


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老牛基金会档案室办公室(图/老牛基金会)


第四,档案工作有几个关键问题管理层要注意。档案资料的鉴定,到底什么是档案资料?哪些可以作为档案?哪些不可以?本来工作量大,资金少,空间有限,结果还把不需要作为档案资料的东西整理出来不少,把真正有用的东西丢掉了,这是不行的。传统上,大家对档案资料的认识就是文件、财务资料、人事资料,但现在我们不能再这么定义了。刚才我可喜地看到长青图书馆介绍工作,他们有电子档案、有实物档案等等,比较多元化。现在甚至手机的聊天记录,都可以作为很重要的档案保存了。过去蒙牛做档案工作,比如说蒙牛生产线上第一包牛奶的包装,就是很珍贵的历史档案。另外,包括LOGO的设计过程,设计的第一版、第二版,最后选择的这一版,整个过程都是很珍贵的档案。再比如,长青图书馆的这块牌子,以后搬家可能换新的,那么第一块牌子就很珍贵,这也是一件档案。所以,档案工作里,往往我们会忽略一些基础的资料,一些佐证的资料。比如说计划制定过程、核算的过程。所以,每个人每天的工作中都会产生档案,我们要把对于档案的认识,提到比较高的程度。


第五,现在很多机构人员流动性很大,会导致一些档案的流失,需要做好人员的交接工作和日常考核。比如某一个项目中,考核指标之一就是档案的归类。这样做就可以保证,这个项目完结了,档案也不会丢失。


而且,档案工作也要紧跟技术革命。老牛基金会一开始保存档案是铁皮柜,我们要根据序号去翻需要的档案。那么现在是什么柜呢?大家可能没见过,很先进。我们从电脑上一调,这个柜自动打开,就可以标准地取出那一件需要的档案了。过去档案室里,有一个温度计、一个湿度计就很不错了。现在,我们有专门的密集柜、防磁柜、消毒柜,可以做到纸质和数字化档案同步,尽可能做到恒定湿度和自动消毒。


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老牛基金会档案保管库内(图/老牛基金会)


最后,我想说,留存行业历史这件事,一定要找很多的合作伙伴,整合资源,举全行业之力来做。要在全行业中推广关于档案工作的文化理念。只要大家都有了这个理念,有了这个认识,就好办了。比如现在做公益慈善,重点不是去传播做项目花了多少钱,而是传播公益文化、公益理念,只要全民族都有公益慈善的概念和理念,你何愁做不成功?何愁这个社会风气不正?